Politique du SII
POLITIQUE GÉNÉRALE DU SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL ET SOCIÉTÉS PARTICIPÉES
INTRODUCTION
La Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil, du 23 octobre 2019, a instauré un cadre juridique complet de protection des personnes physiques qui, dans un contexte professionnel, ont connaissance de toute infraction au droit de l'Union européenne, établissant à cet effet des canaux d'information facilement accessibles, soulignant l'obligation de maintenir la confidentialité et l'interdiction de prendre des représailles contre les lanceurs d'alerte, et définissant des mesures spécifiques de protection.
La transposition de cette Directive dans l'ordre juridique espagnol a été réalisée par la Loi 2/2023, du 20 février, régulant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, dont l'objectif est spécifiquement de protéger les personnes qui, dans un contexte professionnel ou de travail, détectent des infractions pénales ou administratives graves ou très graves affectant l'intérêt général et les communiquent par les mécanismes réglementés dans celle-ci
De l'approbation de la Loi 2/2023 découle que SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, en tant que société dominante du groupe, sera responsable d'approuver la politique générale du Système interne d'information, sans sans préjudice de l'autonomie et de l'indépendance de chaque société, qui, le cas échéant, peut établir le système de gouvernance d'entreprise ou de gouvernance du groupe respectif, ainsi que des modifications ou adaptations nécessaires pour respecter la réglementation applicable dans chaque cas.
L'Organe d'Administration de SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL formule la présente Politique en conformité avec les exigences de la Loi 2/2023, après réunion du conseil d'administration convoquée à cet effet.
OBJECTIF
L'objectif de la présente Politique est d'établir les directives nécessaires pour disposer d'un Système Interne d'Information selon les termes établis dans la Loi 2/2023, et qui s'appliquera à SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL ainsi qu'aux entreprises qu'elle détient, à savoir SINGULARU RETAIL SLU et SINGULARU EMPRENDE SLU, ci-après toutes désignées sous le nom de SINGULARU.
À cet effet, cette Politique :
- Délimite le champ d'application du Système Interne d'Information
- Énonce les principes généraux qui doivent régir le fonctionnement du Système Interne d'Information.
- Établit des garanties pour la protection des personnes informatrices
- Elle fournit les directives à suivre pour le traitement, l'enquête et la résolution corrects des Dénonciations et Consultations reçues.
CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique à SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL et à toutes les sociétés et entités appartenant au groupe, y compris celles dans lesquelles elle détient une participation avec contrôle effectif, auxquelles s'appliquent les obligations découlant de la Loi 2/2023 conformément à son article 10, c'est-à-dire SINGULARU RETAIL SLU et SINGULARU EMPRENDE SLU, (ci-après toutes désignées sous le nom de SINGULARU).
Le Système Interne d'Information se configure comme un canal de communication à la disposition des personnes physiques visées à l'article 3 de la Loi 2/2023 qui ont obtenu des informations sur des infractions dans un contexte professionnel ou de travail affectant l'intérêt général, et qui signalent l'une des actions ou omissions visées à l'article 2 de ladite Loi.
De plus, le Système Interne d'Information intégrera les autres canaux internes d'information habilités à recevoir toute autre communication ou information en dehors du cadre établi à l'article 2 de la Loi 2/2023, qui pourront être présentées tant par les employés que par tout tiers extérieur à l'entité, à condition que l'objet desdites Consultations et/ou Dénonciations concerne d'éventuels manquements d'employés ou de tiers ayant une relation avec SINGULARU.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Le Système Interne d'Information sera régi par les principes suivants :
- Garantie de confidentialité du lanceur d'alerte et des tiers mentionnés dans la communication, ainsi que de l'ensemble des actions liées à une enquête.
- Respect du droit à la protection des données à caractère personnel.
- Garantie de non-accès des personnes non autorisées au Système Interne d'Information.
- Garantie de protection des personnes informatrices, et interdiction expresse de représailles.
- Respect du droit à la présomption d'innocence.
- Indépendance de la personne responsable du Système Interne d'Information.
- Publicité et diffusion du Système Interne d'Information.
RESPONSABLE DU SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION
L'organe de gouvernance de chacune des sociétés appartenant au groupe SINGULARU aura la faculté de désigner le responsable de la gestion du « Système Interne d'Information » et du traitement des dossiers d'enquête, en tenant compte de la structure et de l'organisation de chaque société.
Le Responsable du Système exercera ses fonctions de manière indépendante et autonome, ne pourra recevoir aucune instruction dans l'exercice de ses fonctions, et disposera de tous les moyens personnels et matériels nécessaires pour les accomplir, de sorte que chacune des sociétés filiales, en tenant compte de l'obligation prévue par l'article 10 de la Loi 2/2023, devra respecter ces principes au moment de désigner le responsable du Système.
Pour toutes, la personne occupant le poste de
Directrice du conseil juridique et de la conformité réglementaire.
CANAL INTERNE D'INFORMATION
Le Système Interne d'Information disposera d'un Canal interne d'information pour permettre la présentation d'informations concernant les infractions prévues à l'article 2 de la Loi 2/2023, qui sera intégré dans le Système interne d'information et respectera les exigences établies dans ladite Loi.
Ce canal devra permettre la présentation des communications à la fois par écrit et verbalement, garantissant la confidentialité de l'informateur et même la possibilité de formuler des dénonciations anonymes.
SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, en tant que société dominante, désigne l'adresse électronique suivante canal.etico@singularu.com Aux fins de réception des communications qui leur sont directement adressées, tant en cas d'atteinte directe que celles affectant l'une de leurs filiales. Toutefois, chaque société filiale pourra établir le canal de réception des communications le plus approprié en fonction de la composition et de la structure de ladite société.
DROITS ET GARANTIES DES PERSONNES INFORMANTES
Les personnes qui présentent une information disposeront des droits suivants :
- Présenter l'information de manière anonyme, en garantissant en tout cas la confidentialité de toutes les actions entreprises.
- Formuler l'information verbalement ou par écrit.
- Exercer les droits que lui confère la législation en matière de protection des données personnelles.
-
Ne pas faire l'objet d'aucune forme de représailles, même si, à l'issue des vérifications, il est conclu qu'aucun fait ou comportement prévu dans le champ d'application matériel de la Loi 2/2023 n'a eu lieu, sauf dans les cas où une mauvaise foi de la personne informante dans la transmission de l'information est constatée.
DROITS ET GARANTIES DE LA PERSONNE CONCERNÉE
La personne concernée par une information disposera des droits suivants :
- La présomption d'innocence
- Le droit à la défense
-
Le droit d'accès au dossier dans les termes régulés par la loi 2/2023, ainsi que la même protection établie pour les lanceurs d'alerte, en préservant leur identité et en garantissant la confidentialité des faits et des données du procédé.
MESURES DE PROTECTION DES LANCEURS D'ALERTE ET DES PERSONNES CONCERNÉES
Les personnes qui communiquent ou révèlent une des infractions prévues à l'article 2 de la Loi 2/2023 auront droit à une protection dès lors que les circonstances spécifiées dans ladite Loi sont réunies.
Tout acte constituant une représaille, y compris les menaces de représailles et les tentatives de représailles contre les personnes ayant soumis une communication conformément à la Loi 2/2023, est expressément interdit.
Sont considérés comme représailles tous actes ou omissions interdits par la loi, ou qui, de manière directe ou indirecte, impliquent un traitement défavorable plaçant les personnes qui en sont victimes en désavantage particulier par rapport à d'autres dans le contexte professionnel ou de travail, uniquement en raison de leur statut de lanceurs d'alerte ou pour avoir effectué une révélation publique.
REGISTRE DES INFORMATIONS
Le Responsable du système Interne d'information disposera d'un registre des informations reçues et des enquêtes internes qu'elles auront suscitées, garantissant en tout cas les exigences de confidentialité prévues par la Loi 2/2023. Ce registre ne sera pas public.
DIFFUSION ET PUBLICITÉ
SINGULARU fournira des informations adéquates de manière claire et facilement accessible sur l'utilisation du Canal interne d'information, ainsi que sur la procédure de gestion de celui-ci.
Ces informations seront incluses sur la page d'accueil du site web de la société, dans une section distincte et facilement identifiable.
Cette politique générale sera mise à la disposition de l'ensemble du personnel avec la procédure de gestion du Système Interne d'Information.
APPROBATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR
Il appartient à SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, en tant que société dominante, d'approuver cette politique générale ainsi que ses modifications, qui s'appliqueront à toutes les entreprises qu'elle contrôle.
Cette politique générale a été approuvée par l'organe de gouvernance de SINGULARU SL, en date du 16 mai 2023, et entrera en vigueur à partir du moment de son approbation, restant en vigueur de manière indéfinie et tant qu'aucun changement réglementaire n'exigera sa modification.