SII-Richtlinie

Diese Richtlinie wird in Übereinstimmung mit dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar erstellt, das den Schutz von Personen regelt, die über Regelverstöße und Korruptionsbekämpfung informieren (im Folgenden „Gesetz 2/2023“), welches sich aus der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 (Whistleblowing-Richtlinie) ableitet.

In diesem Sinne hat das Verwaltungsorgan von SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL diese Richtlinie als Regelung verabschiedet, die die Grundsätze des internen Informationssystems regelt und als Leitfaden für deren Implementierung und Funktionsweise dienen soll, mit dem Ziel, einen Standard zum Schutz der Informanten zu schaffen und die Nutzung des Kanals zu erleichtern.

2.     UMFANG UND GELTUNGSBEREICH

Diese Richtlinie wird von SINGULARU IDEAS A MEDIDA, S.L. als Muttergesellschaft der Gruppe entwickelt. In Übereinstimmung mit Artikel 11 des Gesetzes 2/2023 gilt sie auch für die Gesellschaften SINGULARU RETAIL, S.L. und SINGULARU EMPRENDE, S.L. Diese drei Einheiten bilden die Unternehmensgruppe SINGULARU und werden im Folgenden als "SINGULARU" bezeichnet.

Diese Richtlinie gilt für alle Mitglieder von SINGULARU, einschließlich Mitarbeiter, Praktikanten, Mitarbeiter auf freier Basis, ehemalige Mitarbeiter, Führungskräfte und Mitglieder des Verwaltungsrates, unabhängig von ihrem Amt.

Die Richtlinie gilt ebenfalls für Kunden und Lieferanten von SINGULARU, sofern sie als Informanten oder verbundene Dritte agieren.

Ebenso werden die in dieser Richtlinie enthaltenen Grundsätze und Schutzmaßnahmen, soweit zutreffend, auf alle Informanten, verbundene Dritte und betroffene Personen angewendet, die von der Mitteilung betroffen sind.

Über den Kanal des internen Informationssystems von SINGULARU können Mitteilungen in Bezug auf Straftaten, schwere oder sehr schwere Verwaltungsverstöße sowie Verstöße gegen das Unionsrecht gemäß Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 eingereicht werden.

Darüber hinaus umfasst das interne Informationssystem von SINGULARU den internen Kanal für Belästigungsfälle und ist für Mitteilungen oder Informationen über solche Verhaltensweisen außerhalb des in Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 festgelegten Bereichs eingerichtet.

3.     ZIEL

Ziel dieser Richtlinie ist es, die notwendigen Leitlinien für ein Internes Informationssystem gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 festzulegen. 

Zu diesem Zweck:

- Definiert diese Richtlinie den Geltungsbereich des Internen Informationssystems von SINGULARU.

- Legt sie die allgemeinen Grundsätze fest, die den Betrieb des Internen Informationssystems regeln sollen.

- Stellt sie Garantien für den Schutz der Informanten sicher.

- Erleichtert sie die Leitlinien zur ordnungsgemäßen Bearbeitung, Untersuchung und Lösung der eingegangenen Meldungen und Anfragen.

4.     ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

Das Interne Informationssystem von SINGULARU wird von den folgenden Grundsätzen geleitet:

• Grundsatz der Wahrhaftigkeit der Informationen. Die hier geregelten Schutzmaßnahmen und Grundsätze gelten nur für Hinweisgeber, die wahrheitsgemäße Meldungen machen oder in dem Glauben handeln, dass die Meldungen zutreffend sind.

• Gewährleistung der Vertraulichkeit des Hinweisgebers und der in der Mitteilung genannten Dritten sowie aller Handlungen im Zusammenhang mit einer Untersuchung.

• Achtung des Rechts auf Schutz personenbezogener Daten.

• Gewährleistung, dass Unbefugte keinen Zugang zum Internen Informationssystem haben.

• Schutzgarantie für Hinweisgeber und ausdrückliches Verbot von Vergeltungsmaßnahmen.

• Achtung des Rechts auf Unschuldsvermutung.

• Unabhängigkeit der für das Interne Informationssystem verantwortlichen Person.

• Bekanntmachung und Verbreitung des Internen Informationssystems.

5.     VERANTWORTLICHER FÜR DAS INTERNE INFORMATIONSYSTEM VON SINGULARU

Der Verwaltungsrat von SINGULARU hat die Person, die die Position des VP People & Legal innehat, als Verantwortlichen für das System benannt.

Der Verantwortliche für das System wird seine Aufgaben unabhängig und autonom ausführen, darf in der Ausübung seiner Tätigkeit keine Weisungen jeglicher Art erhalten und wird über alle notwendigen personellen und materiellen Mittel verfügen, um diese Aufgaben zu erfüllen.

6.     INTERNER MELDEKANAL

Diese Richtlinie gilt für alle Mitteilungen, die über einen der drei internen Meldekanäle eingehen, die SINGULARU den Hinweisgebern zur Verfügung stellt. Diese sind wie folgt:

• Interner Meldekanal, der über die Website https://singularu.com/pages/canal-etico zugänglich ist.

• Mitteilungen, die per Post an die Adresse C/Colón 20, Tür 14, 46004, Valencia gesendet werden.

• Mitteilungen, die persönlich nach Vereinbarung eines Treffens mit dem Verantwortlichen für das System eingereicht werden.

Diese Kanäle ermöglichen die Einreichung von Mitteilungen sowohl schriftlich als auch mündlich und gewährleisten die Vertraulichkeit des Hinweisgebers, einschließlich der Möglichkeit, anonyme Meldungen abzugeben.

7.     NUTZUNG DES INTERNEN MELDEKANALS ÜBER DIE WEBSITE VON SINGULARU

Um Mitteilungen über den auf der Website von SINGULARU verfügbaren Internen Meldekanal (Singularu - Denuncias (factorialhr.es)) einzureichen, müssen die Hinweisgeber die folgenden Schritte befolgen:

• Auf den direkten Link auf der Website der Organisation zugreifen, "Ethik-kanal – SINGULARU“, und auf die Option "1. Verwendung des beigefügten Formulars" klicken.

• Angeben, welche Beziehung sie zum Unternehmen haben (Kunde, Mitarbeiter, Auftragnehmer, ehemaliger Mitarbeiter, Lieferant oder andere).

• Wenn sie ihre Identität offenlegen möchten, müssen sie das Kästchen „quiero facilitar mis datos“ ankreuzen und ihren Namen, Nachnamen und ihre E-Mail-Adresse angeben. Für anonyme Meldungen darf dieses Kästchen nicht markiert werden.

• Im Feld „Beschreibung“ müssen sie angeben, auf welche Einheit sich die Mitteilung bezieht, und die Sachverhalte so detailliert wie möglich erklären.

• Im Feld „Anhänge“ können sie Dokumente hinzufügen, um die gemeldeten Informationen zu belegen.

• Bevor sie zum nächsten Schritt gehen, müssen sie das Kästchen „he leído y acepto el Sistema de Información Interna y Defensa del Informador“ ankreuzen.

• Nach dem Klicken auf „Siguiente“ werden sie aufgefordert, ein Passwort zu erstellen, und ihnen wird ein Code zur Verfügung gestellt. Mit dem Code und dem Passwort können sie ihre Meldung verfolgen, wobei ihre Identität und Vertraulichkeit gewahrt bleiben.

Vor dem Abschluss des Verfahrens sollten sie die Mitteilung noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Nach dem Absenden der Mitteilung erhalten sie eine automatische Empfangsbestätigung.

Sobald die Meldung eingegangen ist, wird sie vom Verantwortlichen des Systems gemäß den Vorgaben des Managementverfahrens und im Einklang mit dem Gesetz 2/2023 bearbeitet.

8.     RECHTE UND GARANTIEN DER HINWEISGEBER

Personen, die eine Information übermitteln, haben folgende Rechte:

• Das Recht, Informationen anonym einzureichen, wobei in jedem Fall die Vertraulichkeit aller durchgeführten Maßnahmen gewährleistet wird.

• Das Recht, die Informationen mündlich durch ein Treffen mit dem Verantwortlichen für das System oder schriftlich über das zuvor erwähnte Meldeformular zu übermitteln.

• Das Recht, die ihnen durch die Datenschutzgesetze eingeräumten Rechte auszuüben.

• Das Recht, nicht Opfer von Vergeltungsmaßnahmen zu werden, selbst wenn die Überprüfung zu dem Schluss kommt, dass kein in den Anwendungsbereich des Gesetzes 2/2023 fallendes Verhalten oder Ereignis stattgefunden hat, es sei denn, es wird festgestellt, dass die übermittelten Informationen in böser Absicht eingereicht wurden.

• Das Recht auf Einhaltung der im Gesetz 2/2023 festgelegten Fristen.

9.     RECHTE UND GARANTIEN DER VON DER MITTEILUNG BETROFFENEN PERSON

Die von einer Mitteilung betroffene Person hat folgende Rechte:

• Das Recht auf Unschuldsvermutung.

• Das Recht auf Verteidigung.

• Das Recht auf Akteneinsicht unter den in Gesetz 2/2023 festgelegten Bedingungen sowie auf denselben Schutz, der für die Hinweisgeber vorgesehen ist, wobei ihre Identität gewahrt und die Vertraulichkeit der Fakten und Daten des Verfahrens sichergestellt wird.

• Das Recht auf Einhaltung der im Gesetz 2/2023 festgelegten Fristen.

10. SCHUTZMASSNAHMEN FÜR HINWEISGEBER UND BETROFFENE PERSONEN

Personen, die Verstöße melden oder offenlegen, wie im Geltungsbereich dieser Richtlinie vorgesehen, haben Anspruch auf Schutz, sofern die in diesem Gesetz angegebenen Umstände erfüllt sind.

Gemäß dem Gesetz 2/2023 sind Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln und den Grundsatz der Wahrhaftigkeit der Information erfüllen, vor jeglichem Schaden oder Repressalien geschützt.

Der Hinweisgeber wird auch geschützt, wenn er Informationen über Handlungen oder Unterlassungen meldet oder eine öffentliche Offenlegung vornimmt, sodass keine Verletzung von Geheimhaltungspflichten angenommen werden kann.

Ebenso werden anonyme Hinweisgeber geschützt, die später identifiziert werden.

Dritte, die in gutem Glauben mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen, sind ebenfalls vor jeglichem Schaden geschützt, den sie durch die Mitteilung des Hinweisgebers erleiden könnten.

Als Dritte in Verbindung stehend gelten: a) Natürliche Personen innerhalb der Organisation, die den Hinweisgeber im Prozess unterstützen. b) Natürliche Personen, die in Verbindung mit dem Hinweisgeber stehen und Repressalien erleiden könnten, wie Arbeitskollegen oder Familienangehörige.

Jegliche Form von Repressalien, einschließlich Drohungen oder Versuche, Repressalien gegen Personen, die eine Mitteilung gemäß dem Gesetz 2/2023 einreichen, wird ausdrücklich verboten.

Als Repressalie gelten Handlungen oder Unterlassungen, die gesetzlich verboten sind oder die direkt oder indirekt eine ungünstige Behandlung darstellen, die die betroffenen Personen in ihrem Arbeits- oder beruflichen Umfeld im Vergleich zu anderen benachteiligt, und zwar allein aufgrund ihrer Rolle als Hinweisgeber oder wegen der öffentlichen Offenlegung.

Von dem Schutz nach dem Gesetz 2/2023 und den hier aufgeführten Maßnahmen sind jedoch Hinweisgeber oder verbundene Dritte ausgeschlossen, die: a) Informationen übermitteln, die bereits geprüft und gemäß dem Managementverfahren des Internen Informationssystems abgelehnt wurden. b) Informationen über zwischenmenschliche Konflikte oder Angelegenheiten, die nur den Hinweisgeber und die betroffenen Personen betreffen. c) Informationen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind oder bloße Gerüchte darstellen. d) Informationen über Handlungen oder Unterlassungen, die nicht in den Anwendungsbereich des Art. 2 des Gesetzes 2/2023 fallen. e) Falsche Informationen, wobei der Hinweisgeber der in Art. 456 StGB beschriebenen Handlung schuldig werden könnte.

11. DISZIPLINARORDNUNG

SINGULARU hat eine geeignete Disziplinarordnung festgelegt, die wesentlich ist, damit jedes Compliance-System als wirksam angesehen werden kann. In diesem Sinne müssen die Mitglieder von SINGULARU jederzeit die internen Vorschriften der Organisation einhalten.

SINGULARU verfügt über eine Disziplinarordnung, die im Einklang mit den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen steht.

12. VERBREITUNG UND BEKANNTMACHUNG

In Erfüllung von Artikel 25 des Gesetzes 2/2023 hat SINGULARU einen spezifischen und leicht zugänglichen Abschnitt auf der Website erstellt, in dem Informationen über das Interne Informationssystem eingesehen werden können, einschließlich des Links zur Webversion des internen Meldekanals, zur Nutzung dieses Kanals und zu dieser Richtlinie.

Diese Informationen sind unter folgendem Link verfügbar: Canal Ético – SINGULARU.

Diese allgemeine Richtlinie wurde allen Mitgliedern von SINGULARU zusammen mit dem Managementverfahren des Internen Informationssystems zur Verfügung gestellt.

13. GENEHMIGUNG UND GÜLTIGKEIT

Es obliegt SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, als Muttergesellschaft, diese allgemeine Richtlinie sowie ihre Änderungen zu genehmigen, die für alle Unternehmen gelten, an denen sie beteiligt ist.

In diesem Sinne wurde diese Richtlinie vom Verwaltungsrat von SINGULARU IDEAS A MEDIDA, SL am 16. Mai 2023 genehmigt und tritt ab dem Zeitpunkt ihrer Genehmigung in Kraft. Sie bleibt auf unbestimmte Zeit in Kraft, solange keine gesetzlichen Änderungen eine Anpassung erfordern.

Letzte Aktualisierung Oktober 2024.