Politica del SII

POLITICA GENERALE DEL SISTEMA INTERNO DI INFORMAZIONE SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL E SOCIETÀ PARTECIPATE

INTRODUZIONE

La Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, ha introdotto un quadro giuridico completo per la protezione delle persone fisiche che, in un contesto lavorativo, vengano a conoscenza di qualsiasi violazione del diritto dell'Unione Europea, istituendo a tal fine canali di informazione facilmente accessibili, sottolineando l'obbligo di mantenere la riservatezza e il divieto di ritorsioni contro i denuncianti, e definendo misure specifiche di protezione.

La trasposizione di tale Direttiva nell'ordinamento giuridico spagnolo è stata effettuata dalla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta contro la corruzione, il cui scopo è specificamente quello di proteggere le persone che, in un contesto lavorativo o professionale, rilevino violazioni penali o amministrative gravi o molto gravi che incidano sull'interesse generale e le comunichino tramite i meccanismi regolamentati nella stessa

Dall'approvazione della Legge 2/2023 deriva che SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, in qualità di società dominante del gruppo aziendale, sarà responsabile di approvare la politica generale del Sistema interno di informazione, senza senza pregiudizio per l'autonomia e l'indipendenza di ciascuna società, che, se del caso, potrà stabilire il rispettivo sistema di governo societario o di governance del gruppo, e delle modifiche o adattamenti necessari per il rispetto della normativa applicabile in ciascun caso.

L'Organo di Amministrazione di SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL formula la presente Politica adempiendo così alle esigenze della Legge 2/2023, previa riunione del consiglio di amministrazione convocata a tal fine.


OBIETTIVO

L'obiettivo della presente Politica è stabilire le linee guida necessarie per disporre di un Sistema Interno di Informazione nei termini stabiliti dalla Legge 2/2023, e che sarà applicabile a SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL e alle società da essa partecipate, cioè SINGULARU RETAIL SLU e SINGULARU EMPRENDE SLU, di seguito tutte indicate con la denominazione SINGULARU.

A tal fine, questa Politica:

  •   Delimita l'ambito di applicazione del Sistema Interno di Informazione
  •   Enuncia i principi generali che devono regolare il funzionamento del Sistema Interno di Informazione.
  •   Stabilisce garanzie per la protezione delle persone informanti
  •   Fornisce le linee guida da seguire per la corretta gestione, indagine e risoluzione delle Denunce e Consultazioni ricevute.

AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente Politica si applica a SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL e a tutte le società e entità appartenenti al gruppo, incluse quelle società partecipate su cui esercita un controllo effettivo e a cui si applicano gli obblighi derivanti dalla Legge 2/2023 ai sensi del suo articolo 10, cioè SINGULARU RETAIL SLU e SINGULARU EMPRENDE SLU, (di seguito tutte indicate con la denominazione SINGULARU).

Il Sistema Interno di Informazione si configura come un canale di comunicazione a disposizione delle persone fisiche di cui all'articolo 3 della Legge 2/2023 che abbiano ottenuto informazioni su infrazioni in un contesto lavorativo o professionale che incidano sull'interesse generale, e che segnalino una delle azioni o omissioni di cui all'articolo 2 della suddetta Legge.

Inoltre, il Sistema Interno di Informazione integrerà gli altri canali interni di informazione abilitati alla ricezione di qualsiasi altra comunicazione o informazione al di fuori dell'ambito stabilito dall'articolo 2 della Legge 2/2023, che potranno essere presentate sia dai dipendenti sia da qualsiasi terzo estraneo all'entità, purché l'oggetto delle suddette Consultazioni e/o Denunce riguardi potenziali violazioni da parte di dipendenti o terzi che mantengano un rapporto con SINGULARU.

PRINCIPI GENERALI

Il Sistema Interno di Informazione sarà regolato dai seguenti principi:

  •   Garanzia di riservatezza del denunciante e dei terzi menzionati nella comunicazione, nonché dell'insieme delle azioni legate a un'indagine.
  •   Rispetto del diritto alla protezione dei dati personali.
  •   Garanzia di non accesso al Sistema Interno di Informazione da parte di persone non autorizzate.
  •   Garanzia nella protezione delle persone informanti e divieto espresso di ritorsioni.
  •   Rispetto del diritto alla presunzione di innocenza.
  •   Indipendenza della persona responsabile del Sistema Interno di Informazione.
  •   Pubblicità e diffusione del Sistema Interno di Informazione.


RESPONSABILE DEL SISTEMA INTERNO DI INFORMAZIONE

L'organo di governo di ciascuna delle società appartenenti al gruppo SINGULARU avrà la facoltà di designare il responsabile della gestione del “Sistema Interno di Informazione” e della gestione delle pratiche di indagine, in base alla struttura e all'organizzazione di ciascuna società.

Il Responsabile del Sistema svolgerà le sue funzioni in modo indipendente e autonomo, non potrà ricevere istruzioni di alcun tipo nell'esercizio delle sue funzioni e disporrà di tutti i mezzi personali e materiali necessari per svolgerle; pertanto, ciascuna delle società partecipate, in conformità all'obbligo previsto dall'articolo 10 della Legge 2/2023, dovrà tenere conto di questi principi al momento della designazione del responsabile del Sistema.

Per tutte queste funzioni è designata la persona che ricopre la posizione di Direttrice dell'assistenza legale e conformità normativa.

CANALE INTERNO DELL'INFORMAZIONE

Il Sistema Interno di Informazione disporrà di un Canale interno di informazione per consentire la presentazione di informazioni riguardanti le violazioni previste dall'articolo 2 della Legge 2/2023, che sarà integrato all'interno del Sistema interno di informazione e rispetterà le disposizioni stabilite da tale Legge.

Tale canale dovrà permettere la presentazione delle comunicazioni sia in forma scritta che verbale, garantendo la riservatezza dell'informatore e anche la possibilità di presentare denunce anonime.

SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, in qualità di società dominante, designa il seguente indirizzo email canal.etico@singularu.com Ai fini della ricezione delle comunicazioni che vengono loro direttamente segnalate, sia per coinvolgimento diretto, sia per quelle che riguardano una qualsiasi delle loro partecipate. Tuttavia, ciascuna società partecipata potrà stabilire il canale di ricezione delle comunicazioni più adeguato in base alla composizione e struttura di tale società.

DIRITTI E GARANZIE DELLE PERSONE INFORMANTI

Le persone che presentano un'informazione avranno i seguenti diritti:

  •   A presentare l'informazione in forma anonima, garantendo in ogni caso la riservatezza di tutte le azioni intraprese.
  •   A presentare l'informazione verbalmente o per iscritto.
  •   Ad esercitare i diritti conferiti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.
  •   A non essere oggetto di alcun tipo di ritorsione, anche quando dal risultato delle verifiche si concluda che non si è verificato alcun fatto o comportamento previsto nell'ambito di applicazione materiale della Legge 2/2023, salvo nei casi in cui si riscontri mala fede da parte della persona informante nell'invio dell'informazione.

DIRITTI E GARANZIE DELL'INTERESSATO

La persona interessata da un'informazione avrà i seguenti diritti:

  •   La presunzione di innocenza
  •   Il diritto di difesa
  •   Il diritto di accesso al fascicolo nei termini regolati dalla legge 2/2023, nonché la stessa protezione stabilita per gli informatori, preservando la loro identità e garantendo la riservatezza dei fatti e dei dati del procedimento.

MISURE DI PROTEZIONE PER GLI INFORMATI E LE PERSONE COINVOLTE

Le persone che comunicano o rivelano una delle infrazioni previste dall'articolo 2 della Legge 2/2023 avranno diritto a protezione purché sussistano le circostanze specificate in tale Legge.

È espressamente vietato qualsiasi atto costitutivo di ritorsione, incluse le minacce di ritorsione e i tentativi di ritorsione contro le persone che presentano una comunicazione conformemente a quanto previsto dalla Legge 2/2023.

Si intende per ritorsione qualsiasi atto o omissione vietato dalla legge, o che, direttamente o indirettamente, comporti un trattamento sfavorevole che ponga le persone che lo subiscono in una posizione di svantaggio rispetto ad altre nel contesto lavorativo o professionale, solo per la loro condizione di informatori o per aver effettuato una rivelazione pubblica.


REGISTRO DELLE INFORMAZIONI

Il Responsabile del sistema Interno di informazione avrà un registro delle informazioni ricevute e delle indagini interne da esse generate, garantendo in ogni caso i requisiti di riservatezza previsti dalla Legge 2/2023. Questo registro non sarà pubblico.


DIFFUSIONE E PUBBLICITÀ

SINGULARU fornirà informazioni adeguate in modo chiaro e facilmente accessibile sull'uso del Canale interno di informazione, nonché sulla procedura di gestione dello stesso.  

Tale informazione sarà inclusa nella pagina iniziale del sito web della società, in una sezione separata e facilmente identificabile.

Questa politica generale sarà messa a disposizione di tutto il personale insieme alla procedura di gestione del Sistema Interno di Informazione.

APPROVAZIONE E VALIDITÀ

Spetta a SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, come società dominante, approvare questa Politica generale, così come le sue modifiche, che saranno valide per tutte le società da essa partecipate. 

Questa politica generale è stata approvata dall'organo di governo di SINGULARU SL, in data 16 maggio 2023, e entrerà in vigore dal momento della sua approvazione, rimanendo valida a tempo indeterminato e finché non vi siano cambiamenti normativi che ne richiedano la modifica.