Beleid van de SII

ALGEMEEN BELEID VAN HET INTERNE INFORMATIESYSTEEM SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL EN DEELGENOMEN VENNOOTSCHAPPEN

INLEIDING

De Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 heeft een volledig juridisch kader geïmplementeerd ter bescherming van natuurlijke personen die binnen een arbeidscontext kennis hebben van enige overtreding van het Unierecht, waarbij gemakkelijk toegankelijke meldkanalen worden ingesteld, de verplichting tot vertrouwelijkheid wordt benadrukt, het verbod op represailles tegen klokkenluiders wordt vastgelegd en specifieke beschermingsmaatregelen worden gedefinieerd.

De omzetting van deze Richtlijn in de Spaanse rechtsorde is uitgevoerd door Wet 2/2023 van 20 februari, die de bescherming regelt van personen die melding maken van wettelijke overtredingen en de strijd tegen corruptie, met als specifiek doel de bescherming van personen die binnen een arbeids- of professionele context ernstige of zeer ernstige strafrechtelijke of administratieve overtredingen ontdekken die het algemeen belang raken en deze melden via de daarin geregelde mechanismen.

Uit de goedkeuring van Wet 2/2023 volgt dat SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL als moedermaatschappij van de groep verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het algemene beleid van het Interne Informatiesysteem, zonder onverminderd de autonomie en onafhankelijkheid van elke vennootschap, die desgewenst het respectieve corporate governance- of groepsbesturingssysteem kan vaststellen, en de noodzakelijke wijzigingen of aanpassingen voor de naleving van de toepasselijke regelgeving in elk geval.

Het Bestuursorgaan van SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL stelt dit Beleid op ter naleving van de eisen van Wet 2/2023, na een daartoe samengeroepen bestuursvergadering.


DOEL

Het doel van dit Beleid is het vaststellen van de noodzakelijke richtlijnen om te beschikken over een Intern Informatiesysteem volgens de bepalingen van Wet 2/2023, dat van toepassing zal zijn op SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL en de door haar gecontroleerde ondernemingen, namelijk SINGULARU RETAIL SLU en SINGULARU EMPRENDE SLU, hierna gezamenlijk aangeduid als SINGULARU.

Hiervoor stelt dit Beleid:

  •   Beperkt de reikwijdte van het Interne Informatiesysteem
  •   Formuleert de algemene principes die het functioneren van het Interne Informatiesysteem moeten regelen.
  •   Stelt garanties vast voor de bescherming van klokkenluiders
  •   Het biedt richtlijnen voor de correcte afhandeling, het onderzoek en de oplossing van ontvangen Meldingen en Consultaties.

TOEPASSINGSGEBIED

Dit beleid is van toepassing op SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL en op alle vennootschappen en entiteiten die deel uitmaken van de groep, inclusief die vennootschappen waarin zij een effectieve controle uitoefent en waarop de verplichtingen voortvloeiend uit Wet 2/2023 van toepassing zijn volgens artikel 10 daarvan, namelijk SINGULARU RETAIL SLU en SINGULARU EMPRENDE SLU, (hierna gezamenlijk aangeduid als SINGULARU).

Het Interne Informatie Systeem fungeert als een communicatiekanaal dat beschikbaar is voor natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 3 van Wet 2/2023, die informatie hebben verkregen over overtredingen in een arbeids- of professionele context die het algemeen belang raken, en die melding maken van een van de handelingen of nalatigheden zoals bedoeld in artikel 2 van genoemde wet.

Daarnaast zal het Interne Informatie Systeem ook andere interne informatiekanalen integreren die zijn ingericht voor de ontvangst van andere communicatie of informatie buiten het toepassingsgebied van artikel 2 van Wet 2/2023, die kunnen worden ingediend door zowel werknemers als derden die geen deel uitmaken van de entiteit, mits het doel van deze Consultaties en/of Meldingen betrekking heeft op mogelijke overtredingen door werknemers of derden die een relatie hebben met SINGULARU.

ALGEMENE PRINCIPES

Het Interne Informatie Systeem wordt beheerst door de volgende principes:

  •   Garantie van vertrouwelijkheid van de klager en de derden die in de melding worden genoemd, evenals van alle handelingen die verband houden met een onderzoek.
  •   Respect voor het recht op bescherming van persoonsgegevens.
  •   Garantie dat onbevoegden geen toegang hebben tot het Interne Informatie Systeem.
  •   Garantie voor de bescherming van klokkenluiders en uitdrukkelijk verbod op represailles.
  •   Respect voor het recht op het vermoeden van onschuld.
  •   Onafhankelijkheid van de persoon die verantwoordelijk is voor het Interne Informatie Systeem.
  •   Reclame en verspreiding van het Interne Informatie Systeem.


VERANTWOORDELIJKE VAN HET INTERNE INFORMATIESYSTEEM

Het bestuursorgaan van elk van de vennootschappen die deel uitmaken van de SINGULARU-groep heeft de bevoegdheid om de verantwoordelijke aan te wijzen voor het beheer van het "Intern Informatie Systeem" en de afhandeling van onderzoeksdossiers, rekening houdend met de structuur en organisatie van elke vennootschap.

De verantwoordelijke van het systeem zal zijn taken onafhankelijk en autonoom uitvoeren, mag geen instructies ontvangen bij de uitvoering ervan, en zal beschikken over alle benodigde persoonlijke en materiële middelen om deze uit te voeren, daarom moet elke deelnemende vennootschap, rekening houdend met de verplichting uit artikel 10 van Wet 2/2023, deze principes in acht nemen bij de aanstelling van de verantwoordelijke van het systeem.

Voor al deze zaken wordt de persoon die de functie bekleedt van Directeur juridische advisering en naleving.

INTERN INFORMATIEKANAAL

Het interne informatiesysteem zal beschikken over een intern informatiekanaal om het indienen van informatie over de overtredingen voorzien in artikel 2 van Wet 2/2023 mogelijk te maken, dat zal worden geïntegreerd in het interne informatiesysteem en zal voldoen aan de eisen van genoemde wet.

Dit kanaal moet het mogelijk maken om communicatie zowel schriftelijk als mondeling in te dienen, waarbij de vertrouwelijkheid van de informant wordt gegarandeerd en zelfs de mogelijkheid om anonieme klachten in te dienen.

SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, als moedermaatschappij, wijst het volgende e-mailadres aan canal.etico@singularu.com Voor de ontvangst van communicatie die rechtstreeks aan hen wordt gerapporteerd, zowel bij directe betrokkenheid als die welke betrekking heeft op een van hun deelnemingen. Niettemin kan elke deelnemende vennootschap het meest geschikte communicatiekanaal vaststellen, rekening houdend met de samenstelling en structuur van die vennootschap.

RECHTEN EN GARANTIES VAN DE INFORMANTEN

Personen die informatie verstrekken, hebben de volgende rechten:

  •   Om de informatie anoniem te verstrekken, waarbij in alle gevallen de vertrouwelijkheid van alle uitgevoerde handelingen wordt gegarandeerd.
  •   Om de informatie mondeling of schriftelijk te verstrekken.
  •   Om de rechten uit te oefenen die hem worden toegekend door de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
  •   Om niet het doelwit te zijn van enige vorm van represailles, zelfs wanneer uit de verificatiewerkzaamheden blijkt dat er geen feit of gedrag heeft plaatsgevonden zoals vastgesteld in het toepassingsgebied van Wet 2/2023, behalve in gevallen waarin sprake is van kwade trouw van de informant bij het verstrekken van de informatie.

RECHTEN EN GARANTIES VAN DE BETROKKENE

De persoon op wie informatie betrekking heeft, heeft de volgende rechten:

  •   Het vermoeden van onschuld
  •   Het recht op verdediging
  •   Het recht op toegang tot het dossier zoals geregeld in Wet 2/2023, evenals dezelfde bescherming die aan melders wordt geboden, waarbij hun identiteit wordt beschermd en de vertrouwelijkheid van de feiten en gegevens van de procedure wordt gegarandeerd.

BESCHERMINGSMECHANISMEN VOOR MELDERS EN BETROKKENEN

Personen die een overtreding melden of openbaar maken zoals bedoeld in artikel 2 van Wet 2/2023, hebben recht op bescherming, mits voldaan wordt aan de voorwaarden die in die wet zijn gespecificeerd.

Elke handeling die als represailles kan worden beschouwd, inclusief dreigementen en pogingen tot represailles tegen personen die een melding doen conform Wet 2/2023, is uitdrukkelijk verboden.

Represailles worden verstaan als alle handelingen of nalatigheden die wettelijk verboden zijn, of die direct of indirect een nadelige behandeling inhouden waardoor de betrokken personen in een nadelige positie worden geplaatst ten opzichte van anderen in de arbeids- of professionele context, uitsluitend vanwege hun status als informanten of vanwege het openbaar maken van informatie.


REGISTRATIE VAN INFORMATIE

De verantwoordelijke voor het Interne Informatiesysteem zal een register bijhouden van de ontvangen informatie en de interne onderzoeken die daaruit voortvloeien, waarbij in alle gevallen de vertrouwelijkheidsvereisten van Wet 2/2023 worden gegarandeerd. Dit register is niet openbaar.


VERSPREIDING EN PUBLICITEIT

SINGULARU zal duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie verstrekken over het gebruik van het interne informatiekanaal, evenals over de beheerprocedure ervan.  

Deze informatie zal worden opgenomen op de startpagina van de website van de maatschappij, in een aparte en gemakkelijk herkenbare sectie.

Dit algemene beleid zal beschikbaar worden gesteld aan het gehele personeel samen met de procedure voor het beheer van het Interne Informatiesysteem.

GOEDKEURING EN GELDIGHEID

Het is de verantwoordelijkheid van SINGULARU IDEAS A MEDIDA SL, als moedermaatschappij, om dit algemene beleid en eventuele wijzigingen ervan goed te keuren, die van toepassing zullen zijn op alle door haar gecontroleerde bedrijven. 

Dit algemene beleid is goedgekeurd door het bestuursorgaan van SINGULARU SL op 16 mei 2023 en treedt in werking vanaf het moment van goedkeuring, en blijft onbepaalde tijd van kracht zolang er geen wettelijke wijzigingen zijn die aanpassing vereisen.